Cómo evitar impagos: comprobar a un cliente antes de darle crédito

Un impago casi nunca empieza el día que vence la factura. Empieza el día en que sirves un pedido a 60 días a un cliente del que sabías el nombre comercial y poco más. La mayoría de lo que conviene saber de una empresa española se consulta en una tarde, gratis o por unos pocos euros. Esta es la comprobación que haríamos antes de dar crédito a un cliente nuevo.

Primero, decide cuánto te juegas

No tiene sentido pedir las cuentas anuales para un pedido de 300 euros, ni servir 40.000 euros con una búsqueda en Google. Ajusta el esfuerzo al riesgo:

Riesgo de la operación	Qué comprobar
Pequeño, pago al contado o con tarjeta	NIF y datos de facturación
Medio, a 30 días	NIF, BORME, concurso, señales de alarma
Alto o recurrente, a 60 días	Todo lo anterior y cuentas anuales depositadas
Muy alto o fuera de tu sector	Además, informe comercial de pago o seguro de crédito

El riesgo no es solo el importe. Un cliente que te compra cada mes puede acumular tres facturas abiertas antes de que la primera venza.

1. El NIF y la razón social

Pide el NIF y la razón social exacta (no el nombre comercial) antes del primer pedido. Comprueba que el número está bien formado y que la empresa existe en el censo: lo explicamos en qué es el NIF de una empresa y cómo validarlo. Si el cliente no quiere darlo hasta «después», ya tienes la primera señal.

Diferencia algo básico: ¿es una sociedad o un autónomo? Al autónomo le reclamarías a él personalmente, con todo su patrimonio; a una sociedad limitada, en principio, solo a la sociedad. Cambia el riesgo y la forma de reclamar.

2. El Registro Mercantil y el BORME

El BORME es gratuito y publica lo que se inscribe de cada sociedad. Fíjate en:

• Antigüedad. Una sociedad constituida hace tres meses no tiene historial que mirar.
• Cambios recientes de administrador, sobre todo varios seguidos.
• Cambios de domicilio frecuentes o de provincia en poco tiempo.
• Disolución, liquidación o reducciones de capital.

Para tener los datos en un documento oficial, pide una nota simple al Registro Mercantil a través de registradores.org. Si buscas además comprobar que no es una estafa, tienes los pasos en cómo comprobar si una empresa existe.

3. Las cuentas anuales depositadas

Las sociedades deben depositar sus cuentas en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a aprobarlas, y la Ley de Sociedades de Capital dice en su artículo 281 que «cualquier persona podrá obtener información» de esos documentos. Se piden también en registradores.org, con un coste pequeño.

No necesitas ser analista para sacarles partido. Mira tres cosas:

• ¿Las ha depositado? Si faltan los últimos ejercicios, es mala señal. El artículo 282 de la misma ley cierra el registro a la sociedad que no deposita, y es un síntoma habitual de empresas con problemas o abandonadas.
• Patrimonio neto. Si es negativo, la sociedad debe más de lo que tiene.
• Deudas a corto plazo frente a lo que tiene disponible (existencias, clientes, caja). Si las primeras son mucho mayores, te pagará cuando pueda.

Las cuentas son de hace uno o dos años. Sirven para ver la tendencia, no para saber cómo está hoy.

4. Concurso de acreedores

Busca la empresa en el Registro Público Concursal, gratuito, y en el BORME. Si está en concurso, lo que le sirvas tiene reglas propias y cobrarlo depende del procedimiento. La información del portal es de publicidad: si algo te preocupa, contrástalo con el Registro Mercantil.

5. Señales de alarma que no salen en ningún registro

• Un primer pedido muy grande de un cliente que nadie conoce, con prisa por recibirlo.
• Rechazo a cualquier anticipo «porque somos una empresa seria».
• Dirección de entrega distinta del domicilio social, sin una explicación lógica (almacén, obra, tienda).
• Solo un email gratuito y un móvil, sin web ni dirección comprobable. En una microempresa es normal; en un pedido de cinco cifras, pregunta más.
• Cambia la persona de contacto o el email de facturación a mitad de la operación.

Ninguna por sí sola es motivo para decir que no. Dos o tres juntas, sí para pedir garantías.

Un consejo práctico: llama a la empresa a un teléfono que hayas conseguido por tu cuenta, no al que te dieron con el pedido, y confirma que la persona y la operación son reales.

6. Pon las condiciones por escrito

Comprobar al cliente reduce el riesgo; las condiciones de pago lo limitan. La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija 30 días desde la entrega si no se pacta nada, y un máximo de 60 días naturales aunque las partes acuerden otro plazo. Dentro de ese marco puedes:

• Pedir un anticipo en el primer pedido o en trabajos a medida.
• Empezar pequeño y ampliar el límite de crédito cuando haya pagado bien dos o tres facturas.
• Fijar un límite de riesgo por cliente: lo que puede deber en total, no por factura.
• Dejar claro en el presupuesto el plazo de pago, los intereses de demora y que puedes suspender el servicio si hay facturas vencidas.
• Valorar un seguro de crédito si vendes mucho a plazo a clientes que no conoces.

Si aun así llega el retraso, los intereses de demora te corresponden por ley: aquí tienes cómo calcularlos con un ejemplo.

7. Revisa también a los clientes que ya tienes

La comprobación no es solo para el primer pedido. Repásala una vez al año con los clientes de más riesgo, y antes si ves que empiezan a pagar más tarde, cambian de administrador o te piden ampliar el plazo. El último trimestre es buen momento: si tienes facturas abiertas, mira nuestra guía para reclamarlas antes del 31 de diciembre.

Si ya hay un impago

Tener la ficha completa del cliente (NIF, razón social, domicilio, administrador, teléfono) ahorra mucho tiempo cuando toca reclamar. Con esos datos puedes enviar un requerimiento formal y, si no paga, ir al proceso monitorio. En el caso de uso de recobro de deudas explicamos cómo localizar un teléfono o un email de contacto de la empresa deudora cuando el que tenías ya no responde.

Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento de un abogado o un asesor. Las normas citadas pueden cambiar: consulta siempre la versión vigente en el BOE.