Email de seguimiento tras una llamada: 5 plantillas para pymes

La llamada ha ido bien. El dueño de una carpintería de Logroño te ha dicho «mándamelo por email y lo miro». Ahí se pierden muchas ventas: el email llega dos días después, con un PDF de doce páginas y un asunto que dice «Propuesta comercial», y se queda debajo de los albaranes.

El email de seguimiento no es un trámite. Es la parte de la conversación que el cliente puede reenviar a su socio, imprimir o buscar dentro de un mes.

Antes de escribir: lo que tienes que sacar de la llamada

Un buen seguimiento se prepara mientras hablas. Antes de colgar, asegúrate de tener:

• Permiso para escribir y la dirección exacta. «¿Te lo mando a este correo o a otro?» Apunta lo que te diga.
• El problema con sus palabras. Si dijo «la furgoneta se me para cada dos semanas», no escribas «optimización de flota».
• Quién más decide. Si hay socio, mujer, gestor o encargado que va a leerlo, escribe para que lo entienda alguien que no estuvo en la llamada.
• Una fecha. «Te llamo el jueves por la tarde, ¿te va bien?» Sin fecha, el seguimiento depende de que te conteste, y casi nunca contesta.

Si usas un guion de llamada en frío, añade estas cuatro preguntas al final.

La ley, en corto

El artículo 21 de la LSSI prohíbe las comunicaciones comerciales por email que no hayan sido solicitadas o autorizadas expresamente, y se aplica también cuando el destinatario es una empresa. Un email que te han pedido en una llamada ya no es «no solicitado». Por eso importa preguntar y anotar la fecha de la llamada en tu CRM: si algún día te lo preguntan, tienes con qué responder.

Y la llamada también tiene sus normas. Si al otro lado hay un autónomo, es una persona física: consulta antes la lista Robinson y respeta a quien pida no ser llamado. Lo explicamos en ¿Se puede llamar a empresas para vender? y en la guía de email frío y LSSI.

Información general, no asesoramiento jurídico.

La estructura que funciona

Parte	Qué poner	Error típico
Asunto	Lo que hablasteis, con su nombre o su empresa	«Propuesta comercial», «Seguimiento»
Primera línea	Una referencia concreta a la llamada	«Espero que estés bien»
Cuerpo	Su problema y tu respuesta, en 3-5 líneas	Copiar la web entera
Siguiente paso	Una sola acción con fecha	Tres opciones y ninguna fecha
Firma	Nombre, empresa, móvil	Solo el logo

Cinco líneas bastan. Si necesitas más, el resto va en un enlace o en un adjunto ligero que pueda abrir en el móvil.

Cinco plantillas

Cámbialas a tu manera de hablar. Una plantilla que se nota es casi peor que no tener ninguna.

1. «Mándame información»

Asunto: Mantenimiento de la cámara frigorífica – Bar Ríos

Hola, Lucía:

Como hablamos esta mañana, te paso lo que te comenté: revisión trimestral de la cámara y del botellero, con aviso de averías en 24 horas. Para un bar como el vuestro sale por 45 € al mes, sin permanencia.

Te llamo el jueves por la tarde y me dices si te encaja.

Pablo – Frío Industrial Ribera – 6XX XXX XXX

2. Después de una buena conversación con fecha de reunión

Asunto: Martes 18, 10:00 – revisión del software de la gestoría

Hola, Javier:

Gracias por el rato de hoy. Te confirmo la visita el martes 18 a las 10:00 en vuestra oficina de la calle Mayor. Llevaré la demo con datos de prueba de una gestoría de vuestro tamaño; en 20 minutos verás cómo quedan las notificaciones de la sede electrónica.

Si te cambia algo, llámame a este número.

Para preparar esa visita, mira cómo conseguir la primera reunión con una pyme.

3. Cuando decide otra persona

Asunto: Para Ana: cambio de iluminación de la nave (resumen de la llamada)

Hola, Raúl:

Como me pediste, te dejo un resumen para que se lo pases a Ana:

– Ahora: 40 pantallas fluorescentes, encendidas unas 10 horas al día. – Propuesta: sustituirlas por LED, instalación en un sábado. – Siguiente paso: visita de 30 minutos para medir.

Si a Ana le encaja, me decís un día.

Escrito para alguien que no estuvo en la llamada: sin jerga y con números.

4. «Ahora no, llámame en enero»

Asunto: Lo retomamos en enero – seguro de la flota

Hola, Marta:

Entendido, con el cierre del año no es momento. Me lo apunto y te llamo la segunda semana de enero, antes de que venza la póliza en febrero.

Que vaya bien el cierre.

Corto, sin presión y con la fecha. Es el que más se agradece y el que menos se envía.

5. Recordatorio cuando no contesta

Asunto: Re: Mantenimiento de la cámara frigorífica – Bar Ríos

Hola, Lucía:

Te intenté llamar el jueves y no coincidimos. ¿Te viene mejor que te llame el lunes a media mañana?

Respóndelo sobre el email anterior para que tenga el contexto. Un recordatorio, no cinco. Si no contesta, vuelve a llamar: un email comercial que nadie pidió, por mucho que se llame «seguimiento», sigue siendo comercial.

Lo que hace que no lo lean

• Enviarlo al día siguiente. Escríbelo al colgar, con la llamada fresca.
• Adjuntos pesados. Un catálogo de 15 MB no se abre en el móvil, y la mayoría de autónomos lee el correo en el móvil.
• Copia a medio equipo. Si pones en copia al director, al técnico y al de administración, el cliente siente que ha entrado en un embudo.
• Mentir en el asunto. «Re:» en un primer email o «Pedido pendiente» cuando no hay pedido son prácticas engañosas, y destrozan la confianza.
• Hablar de ti. «Somos líderes con 20 años de experiencia» no responde a nada de lo que te contó.
• Olvidar la baja. Si en algún momento pasa a recibir novedades, cada envío tiene que permitirle darse de baja de forma sencilla.

Registra cada seguimiento

Un email enviado y no anotado es un seguimiento perdido. En tu CRM deberían quedar, como mínimo, la fecha de la llamada, qué pidió, a qué dirección se envió y la fecha del siguiente contacto. Si estás montando el sistema, mira cómo llenar tu CRM de clientes B2B.

Y empieza por el dato correcto. En nuestro directorio, el 92,9 % de los teléfonos son móviles y el 38,7 % de las pymes usan Gmail, que en microempresas suele ser el correo del propio dueño. Llamar al móvil del titular y escribir al correo que te da en la llamada es mucho más eficaz que el info@ genérico.

Para preparar la lista de empresas a las que llamar esta semana, el caso de uso de ventas B2B explica cómo filtrar por actividad, provincia y tamaño.