Cómo vender a hoteles y apartamentos turísticos: quién decide y cuándo

En 2025 los hoteles españoles registraron más de 366,7 millones de pernoctaciones, la cifra más alta de la serie, según la Coyuntura Turística Hotelera del INE. Detrás de ese número hay de todo: el hotel de playa de 400 habitaciones en Benidorm que cierra en invierno, el hostal de doce habitaciones en el centro de Burgos, la casa rural de Teruel y el propietario que gestiona cuatro apartamentos turísticos en Málaga desde el móvil.

Vender a un hotel no es lo mismo que vender a otro, y la primera pregunta no es qué ofreces sino a cuál de ellos.

Cuatro tipos de cliente, cuatro formas de comprar

Tipo	Quién decide	Cómo compra
Hostal, pensión, hotel familiar (hasta ~30 habitaciones)	El dueño, a menudo en recepción	Rápido, por confianza, mirando cada euro
Hotel independiente mediano	Director, con el jefe de área	Compara presupuestos, pide referencias
Cadena hotelera	Compras o dirección corporativa	Proveedores homologados, licitaciones
Apartamentos turísticos	Propietario o empresa gestora	Busca automatizar y ahorrar visitas

En el hotel independiente, cada área tiene su responsable: el jefe de mantenimiento para climatización, agua caliente, piscina y ascensores; la gobernanta para lencería, amenities y limpieza; el jefe de cocina para producto y maquinaria; recepción y dirección para software, telefonía y canales de venta. El director firma, pero quien te abre la puerta suele ser el jefe de área que sufre el problema.

En las cadenas, si no estás homologado, la llamada al hotel acaba en «eso lo lleva la central». Para un proveedor pequeño, el mercado realista es el hotel independiente y el alojamiento de menos de 50 habitaciones.

El calendario lo es todo

La nota del INE dice que en diciembre de 2025 se cubrió el 49,7 % de las plazas ofertadas; Canarias llegó al 70,2 %. Es decir, mientras un hotel de Lanzarote está lleno, uno de la Costa Brava puede estar cerrado. Llama según su temporada, no según la tuya:

• Costa peninsular y Baleares: la temporada baja (noviembre a marzo) es cuando se reforma, se cambia el PMS y se negocian contratos. En junio nadie te va a escuchar.
• Canarias: el invierno es temporada alta. Su ventana suele estar en primavera y otoño.
• Hotel urbano de negocios (Madrid, Barcelona, Bilbao): ocupación más estable; julio y agosto suelen ser más tranquilos.
• Montaña y nieve: al revés que la costa. Habla con ellos en primavera y verano.

Dentro del día, evita las horas de check-out (de 10 a 12) y de check-in de la tarde. A primera hora de la tarde, la recepción de un hotel pequeño suele tener un rato.

Qué compra un alojamiento

Necesidad	Qué puedes ofrecer
Vender habitaciones	PMS, motor de reservas, channel manager, web, fotografía
Cumplir	Registro de viajeros, protección de datos, prevención de riesgos, control de legionela, plagas
Mantener el edificio	Climatización, agua caliente, ascensores, piscina, pintura y reformas
Gastar menos	Energía, placas solares, aerotermia, iluminación LED
Atender al huésped	Lencería, lavandería industrial, amenities, desayunos, wifi
Equipo	Selección de personal de temporada, formación, uniformes
Protegerse	Seguro multirriesgo, alarma, ciberseguridad de los datos de clientes

Argumentos que funcionan (y que son verdad)

Registro de viajeros. El Real Decreto 933/2021 obliga a los establecimientos de hospedaje, incluidos los apartamentos turísticos, a llevar un registro de los datos de los huéspedes y comunicarlo al Ministerio del Interior a través de su plataforma SES.Hospedajes. La comunicación es exigible desde el 2 de diciembre de 2024. Un software que lo haga solo, sin teclear dos veces los datos del pasaporte, resuelve un dolor diario del alojamiento pequeño. Las reglas de detalle y las particularidades de algunas comunidades cambian: remite al cliente al BOE y al Ministerio del Interior, no le asustes con multas.

El edificio no para. Un hotel funciona 24 horas. La climatización averiada en agosto o el agua caliente que falla un sábado son reseñas de una estrella. Un contrato de mantenimiento con respuesta rápida se vende mejor contando el coste de una habitación cerrada que hablando de tus técnicos.

La comisión de las plataformas. Muchos alojamientos dependen de las agencias online y quieren más reserva directa. Si haces webs, SEO o motores de reserva, ese es tu argumento, siempre con cifras del propio hotel y sin prometer porcentajes que no puedes garantizar.

Apartamentos: menos visitas. Quien gestiona pisos turísticos sufre con las llaves, la limpieza entre estancias y los check-in a las once de la noche. Cerraduras electrónicas, check-in en línea y empresas de limpieza con disponibilidad en fin de semana venden solos. La normativa de vivienda turística es autonómica y municipal, y está cambiando; no la uses como argumento sin comprobar la de esa ciudad.

Llamar sin problemas legales

Muchos hostales y casi todos los propietarios de apartamentos son autónomos o particulares. Con un autónomo necesitas una base legal (normalmente el interés legítimo), ofrecer algo relacionado con su actividad y consultar antes la lista Robinson. El email y el WhatsApp comerciales no solicitados están prohibidos por la LSSI también si el destinatario es una sociedad. Llama, explica para qué y envía la información cuando te la pidan. Todo el detalle, en ¿Se puede llamar a empresas para vender? y en la guía de email frío y LSSI.

Errores habituales

• Llamar a recepción en pleno check-out y pedir «el responsable de compras». En un hostal no existe; pregunta por el dueño o por el director.
• Vender como si fuera una cadena. Contratos de tres años, implantación de seis semanas y formación presencial asustan a un hotel de 20 habitaciones.
• Olvidar la temporada. Lo que no se decide en invierno, en un hotel de costa se aplaza un año.
• No dejar huella. Apunta cuándo cierra el hotel, cuándo reabre y quién decide. Esa ficha vale más que la llamada; la plantilla de email de seguimiento ayuda a no perder el hilo.

Cómo montar la lista

Busca por actividad (hoteles, hostales, apartamentos turísticos, alojamientos rurales) y por provincia. En destinos de costa, filtra también por código postal para separar el núcleo turístico del interior. En nuestro directorio, el 92,9 % de los teléfonos son móviles y en provincias turísticas como Málaga (57,8 %), Baleares (54,7 %) o Las Palmas (65 %) más de la mitad de los registros son autónomos, según nuestro informe de pymes y autónomos por provincia. Segmentar por número de empleados te separa el hostal familiar del hotel con plantilla. Si lo que ofreces es mantenimiento, sigue con contratos de mantenimiento con empresas y el caso de uso de reformas y servicios.