Cómo conseguir la primera reunión con una pyme (sin perseguirla)

En una pyme española la primera reunión no se gana con una presentación brillante, se gana antes: en los veinte segundos de llamada en los que el dueño decide si le compensa dejar lo que está haciendo. Y lo que suele estar haciendo es trabajar. El 68 % de los negocios de nuestro informe de pymes y autónomos tiene de 0 a 2 empleados: quien te recibe es el mismo que atiende el mostrador, la obra o la consulta.

Eso cambia qué pides, cómo y cuándo.

Qué estás pidiendo en realidad

No pidas «una reunión para presentarte la empresa». Para el dueño de una carpintería en Logroño eso significa una hora perdida escuchando a alguien hablar de sí mismo. Pide algo pequeño, concreto y que le sirva aunque no te compre:

• «Diez minutos para ver vuestra factura de la luz y deciros si os sobra potencia contratada.»
• «Un cuarto de hora en el taller para ver cómo dais las citas y enseñaros cómo lo hacen otros talleres.»
• «Pasarme el martes, mirar la instalación y dejaros por escrito si hace falta algo o no.»

Las tres tienen una duración, un motivo y algo que el cliente se lleva. La reunión se convierte en un diagnóstico, no en una venta, y aceptarla cuesta poco.

A quién llamar

En una empresa de menos de diez personas decide el titular. En una de 10 a 49 puede haber un gerente, un responsable de compras o un socio que lleva la parte técnica, según lo que vendas. Si segmentas por número de empleados antes de llamar, ya sabes con qué te vas a encontrar.

Llama al móvil siempre que puedas. En nuestro directorio el 92,9 % de los teléfonos son móviles, y en un negocio pequeño el fijo lo coge quien esté libre, que rara vez es quien firma. Si te atiende otra persona, no intentes saltártela con excusas: pregúntale cuándo es buen momento para hablar con el dueño y apúntalo.

Cuándo llamar

Cada oficio tiene sus horas muertas y sus horas imposibles. Una guía general que conviene ajustar:

Tipo de negocio	Mejor franja	Evitar
Comercio y hostelería	10:00-12:00, 16:00-17:30	Comidas, cenas, sábados
Talleres, reformas, instaladores	8:00-9:00 o 14:00-15:30	Media mañana, cuando están en faena
Despachos, asesorías, clínicas	9:30-11:00	Fin de trimestre fiscal, primeros días de mes
Industria y distribución	9:00-11:00	Viernes por la tarde

Quien vende software a asesorías y las llama en la semana en que presentan las declaraciones trimestrales de sus clientes no va a conseguir ninguna reunión. La misma llamada quince días después, sí.

La llamada que consigue la cita

Cuatro pasos, en menos de dos minutos:

1. Quién eres y por qué le llamas a él. «Soy Raúl, de una empresa de climatización de Zaragoza. Te llamo porque trabajamos con varias panaderías del barrio de Delicias.»
2. Una pregunta que se conteste fácil. «¿Los hornos y la cámara os los revisa alguien de forma periódica?»
3. La propuesta pequeña. «Te propongo pasarme quince minutos, lo veo y te digo si hay algo que mirar.»
4. Dos opciones de fecha. «¿Te va mejor el jueves a primera hora o el viernes después de comer?»

Si dice que sí, cierra con lo práctico: dirección, quién va a estar y un número para avisar si surge algo. El guion completo, con objeciones, está en guion de llamada en frío B2B.

Confirmar sin que se caiga

Una cita concertada un lunes para el jueves tiene tiempo de olvidarse. Dos costumbres ayudan:

• Confírmala por escrito el mismo día, una vez que el cliente ha aceptado y te ha dicho por dónde prefiere recibirla: un correo o un mensaje breve con día, hora, dirección y tu nombre. Como lo ha pedido él, no es una comunicación comercial no solicitada.
• Recuérdala la víspera, en una línea. Si tiene que cancelar, mejor saberlo antes de cruzar media provincia.

No adjuntes un catálogo de veinte páginas «para que lo vaya viendo». No lo va a ver, y le recuerda que va a recibir a un vendedor.

Lo que dice la ley antes de descolgar

Pedir una reunión es una comunicación comercial y tiene reglas:

• Sociedades y autónomos no son lo mismo. Casi la mitad de las pymes son autónomos, personas físicas protegidas por el RGPD. Para llamarles necesitas una base legal, normalmente el interés legítimo, y ofrecerles algo relacionado con su actividad.
• Lista Robinson. Antes de llamar a autónomos, consulta la lista Robinson. La Ley General de Telecomunicaciones reconoce además el derecho a no recibir llamadas comerciales no deseadas.
• Email y WhatsApp, solo con permiso. La LSSI prohíbe enviar comunicaciones comerciales por medios electrónicos sin consentimiento previo, también a empresas. Por eso la cita se pide por teléfono y se confirma por escrito después.
• Un no es un no. Si te piden que no vuelvas a llamar, se anota y se respeta.

Lo explicamos con detalle en ¿Se puede llamar a empresas para vender? y en la guía de email frío y LSSI. Los criterios pueden cambiar con nuevas resoluciones de la AEPD, así que conviene revisarlos de vez en cuando.

Por qué se pierden las reuniones

• Pedir demasiado tiempo. Una hora es una tarde perdida para alguien que factura por horas.
• Proponer «cuando te venga bien». Nunca le viene bien. Dos fechas concretas, siempre.
• Llamar a la empresa equivocada. Un software de reservas no interesa a una ferretería. Filtra por actividad y por provincia antes de empezar.
• No volver a llamar. «Ahora no» casi nunca es «no». Anota cuándo vuelve a tener sentido (después del verano, tras el cierre del trimestre, cuando renueve el contrato) y vuelve entonces.
• Ir con prisa por vender. La primera reunión sirve para entender su negocio. Si sales con un problema bien descrito, la segunda reunión la pide él.

Cuántas llamadas hacen falta

Depende tanto del sector, la lista y el producto que cualquier cifra general sería inventada. Lo útil es medir la tuya: cuántas llamadas haces, cuántas veces hablas con quien decide y cuántas de esas conversaciones acaban en cita. Con dos o tres semanas de datos sabrás qué número de contactos necesitas cada mes para llenar la agenda, y si el problema está en la lista, en la hora o en lo que pides. Para preparar la lista con teléfono y tamaño de cada empresa, mira el caso de uso de ventas B2B.